Règle anti-stress #2: communiquer efficacement

La deuxième des six règles anti-stress qui permettent d’être un bon leader consiste à adopter de bonnes pratiques communicationnelles. Ainsi, un climat de confiance règnera au sein de l’équipe et les tensions causées par les non-dits disparaîtront de votre environnement professionnel. 

Tout d’abord, assurez-vous d’utiliser un langage positif, c’est-à-dire d’éviter les termes à portée alarmiste. À titre d’exemple, dans la situation que nous vivons actuellement, il est primordial de faire usage d’un vocabulaire rassurant et à connotation positive et de bannir de celui-ci les termes affolants. Plutôt que de parler de crise ou d’enjeux critiques, parlez de défis particuliers, de mandats d’envergure. Essayez, dans la mesure du possible, de limiter l’usage de termes tels que « encore », « toujours » et « souvent ». Il s’agit là d’un changement tout simple, mais qui aura un grand impact sur l’état d’esprit de votre équipe de travail. 

Au-delà du vocabulaire, vous devez aussi faire preuve de transparence et de précision quand vous vous adressez à vos collègues. S’il y a trop, et trop souvent, de zones grises, ils auront tendance à se faire leur propre interprétation du message véhiculé et à créer eux-mêmes leurs réponses aux questions auxquelles vous n’aurez pas répondu. C’est à ce moment précis que les scénarios et les inquiétudes prennent le dessus sur la réalité puisque l’absence de précision est souvent perçue comme une intention volontaire de cacher des informations. 

N’hésitez donc pas à fournir un maximum de renseignements et à répondre à toutes les questions quand vous faites une annonce. Si vous n’avez pas vous-même les réponses parce que certaines décisions n’ont pas encore été prises, soyez honnête et transparent. Expliquez à vos équipes que l’ensemble de la situation n’a pas encore été évaluée adéquatement, que certaines rencontres sont encore à venir ou qu’il reste des éléments à discuter et des décisions à prendre. Elles sentiront ainsi qu’elles font partie d’un groupe et qu’il est important pour vous de leur transmettre un maximum de renseignements même si le dossier n’est pas clos. 

À ce propos, bien qu’il soit primordial de procéder rapidement afin de se soustraire aux fuites d’informations qui pourraient mener à un bris de confiance, il faut tout de même s’assurer de faire les annonces en temps opportun. Évitez, par exemple, de lancer une perche le lundi matin si vous savez que vous ne serez en mesure de procéder au dévoilement qu’à partir du vendredi. Les gens seront préoccupés toute la semaine, leur productivité s’en verra diminuée et la machine à rumeurs fonctionnera à plein régime. Le principe est le même si vous devez convoquer un employé à une rencontre au cours de laquelle il s’attend à être réprimandé, voire renvoyé.

De plus, il existe des moyens plus efficaces et appropriés que d’autres de procéder à une annonce, selon le type de données à communiquer. Pour offrir une rétroaction à un employé, qu’elle soit positive ou négative, rien de tel qu’une bonne rencontre face à face. Il en va de même pour toutes les informations prioritaires. Privilégiez les rencontres de groupe que vous dirigerez vous-même et n’oubliez pas de prévoir suffisamment de temps pour répondre à toutes les questions. Surtout, évitez les courriels dans ce type de situation qui laissent beaucoup trop de place à l’interprétation de chacun. 

Vous verrez rapidement que l’adoption de bonnes habitudes communicationnelles vous mènera vers un climat de travail plus agréable en plus de maximiser la productivité de votre équipe.